¿CUÁL ES EL ROL DE UN ESPECIALISTA EN COBRANZAS?

Los especialistas en cobranzas que trabajan para agencias actúan como intermediarios entre las empresas y sus deudores. Estos profesionales deben proveer interfaces tanto para los clientes internos como los externos. Se puede considerar una especialidad, ya que muchas veces las empresas no tienen la experiencia o el tiempo para intentar recuperar los pagos adeudados. Un especialista en cobranzas normalmente tiene entrenamiento en contabilidad y finanzas lo que lo hace cualificado para el puesto.

El especialista tiene una lista específica de especialidades en las que se enfoca. Frecuentemente el rol está dedicado exclusivamente a estas tareas, aunque algunas personas pueden tener otras tareas asignadas. En general, solo las grandes empresas pueden tener un especialista de cobranzas trabajando para sí dentro de la empresa.

El rol principal de un cobrador de agencia es proveer el servicio al cliente con lo que respecta a cobranzas, sus aspectos y problemas. Estas personas generalmente desarrollan sus tareas frente a una computadora y al teléfono. De hecho, pueden estar la mayor parte del día haciendo llamadas de cobranza. El rol también puede incluir la confección de cartas y correspondencia para cubrir puntos discutidos por correo electrónico o teléfono. También deberán responder las inquietudes que les lleguen, y atender el teléfono ya que muchas veces los deudores son los que hacen el llamado inicial.

Es a veces necesario procesar reembolsos al consumidor, en el evento que un mismo cargo haya sido abonado a la empresa y a la agencia. Es posible que tengan que hacer análisis de algunas cuentas y eventualmente, hacer ajustes. Deberán poseer una gran integridad – al fin y al cabo, no es que se quiera que el deudor pague dos veces por el mismo cargo. Deberán poder resolver discrepancias con los clientes y contactarlos si es que hay un pago pendiente.

Los agentes de colección de deuda monitorean y mantienen las cuentas de clientes que les han sido asignadas. Pueden hacer pequeños balances de esas cuentas, reconciliarlas, y procesar memos por crédito o similares.

En general, se le da al especialista de cobranza la ayuda para que pueda bajar el nivel de morosidad en dichas cuentas.

Pueden también hacer otras tareas de soporte para ayudar al Departamento de Cobranzas de cada empresa.

Si necesitan ayuda, es posible que se tengan que contactar con dichos departamentos de cobranzas, o con el equipo de cobranzas de la empresa. La comunicación debe ser fluida y regular – en muchos casos hay información que una de las dos partes posee y que puede ayudar a cobrar una cuenta de forma significativa. Serán responsable de establecer relaciones de trabajo con los departamentos de ventas, administración, y otros. Serán responsables asimismo de proveer servicios de excelencia para los clientes de la empresa adeudada.

Un especialista de cobranzas generalmente reporta tanto semanal como mensualmente a un supervisor directo. Es probable que tengan que procesar notificaciones de deuda y memos de crédito.

Por supuesto, también deben tener contacto regular con las empresas y personas deudoras. Esto puede incluir escribir reportes al finalizar la gestión, y cursar cualquier disputa que tenga algún deudor con la empresa.

El cobrador también deberá atender y participar en las reuniones que la propia agencia establezca con el objetivo de proveer reportes sobre el progreso de cobranza de cada cliente. También deberán cumplir con ciertos objetivos y metas pautadas por la agencia, y mantener ciertas métricas con respecto a sus performances.

La mayoría de las personas que trabajan como especialistas de cobranzas tienen entre tres y cinco años de experiencia. Tienen que tener buenos conocimientos sobre facturación y los procedimientos de cobranza, como así también en la gestión de cuentas a cobrar y a pagar.

También deben ser expertos en el manejo de software contable, y poseer excelentes habilidades en el manejo del lenguaje, tanto oral como escrito. Es preciso que sepan priorizar y organizar tareas de manera efectiva.

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